Trong nhiều năm, tôi đã liên tục thử nghiệm từ OneNote đến Evernote, và sau đó là Notion, để tìm kiếm một “ngôi nhà” kỹ thuật số hoàn hảo cho những suy nghĩ và dự án của mình. Không thể phủ nhận, chúng đều là những công cụ ghi chú tuyệt vời. Tuy nhiên, khi các dự án của tôi ngày càng mở rộng và quy trình làm việc trở nên phức tạp hơn, tôi nhận ra mình cần một giải pháp vượt xa việc chỉ đơn thuần ghi lại ý tưởng. Tôi cần một nền tảng có thể xử lý dự án cá nhân, bảng trắng động não, theo dõi thời gian và quản lý cơ sở tri thức ngày càng lớn, tất cả mà không phải vật lộn với hàng tá đăng ký khác nhau.
Notion từng là một ứng cử viên đầy hứa hẹn, nhưng những vấn đề về hiệu suất và các phiên bản web wrapper chưa thực sự tối ưu đã trở thành rào cản lớn. Ước mơ về một công cụ toàn diện dường như bất khả thi cho đến khi tôi khám phá ra ClickUp – và phải nói rằng, nó đã thay đổi mọi thứ.
Giao diện người dùng hiện đại, gọn gàng và trực quan
Trải nghiệm ban đầu có thể thử thách người dùng mới
Giao diện ClickUp hiện đại, trực quan với các biểu tượng gọn gàng và màu sắc hài hòa, thể hiện khả năng tổ chức công việc thông minh.
Một trong những ấn tượng đầu tiên khi tôi tiếp cận ClickUp chính là giao diện người dùng gọn gàng và hiện đại, với những biểu tượng mới mẻ, sạch sẽ mang lại cảm giác vô cùng chuyên nghiệp. Các hiệu ứng chuyển động cũng rất mượt mà, tạo nên một trải nghiệm thị giác ấn tượng. Về mặt thẩm mỹ, tôi chắc chắn sẽ đánh giá ClickUp cao hơn cả OneNote và Notion.
Tuy nhiên, có một rào cản nhỏ cần vượt qua: thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) ban đầu có thể phức tạp. ClickUp tích hợp quá nhiều tính năng, tùy chọn tùy chỉnh và vô vàn cách để hiển thị dữ liệu của bạn, tất cả đều hiển thị và dễ dàng truy cập. Điều này khiến những người dùng mới có thể cảm thấy choáng ngợp khi bắt đầu. Ngay cả tôi cũng mất một thời gian để cấu hình được một giao diện vừa ý, thoải mái và dễ sử dụng nhất. Dù vậy, ClickUp sở hữu cả phiên bản web mạnh mẽ và ứng dụng gốc trên tất cả các nền tảng chính, đảm bảo tính linh hoạt cao.
Tùy chọn định dạng phong phú cho ghi chú và tài liệu
Bạn sẽ không cần tiếc nuối OneNote hay Evernote
ClickUp cung cấp các tùy chọn định dạng văn bản xuất sắc. Tất cả các tùy chọn này đều có thể truy cập dễ dàng chỉ với một lệnh gạch chéo (/). Đây là một cách làm việc vô cùng linh hoạt và hiệu quả: tôi chỉ cần gõ / và một menu sẽ hiện ra. Nhưng ClickUp không chỉ dừng lại ở văn bản. Tôi còn có thể nhúng trực tiếp nội dung từ các công cụ khác như Figma, YouTube, Google Sheet và nhiều nền tảng khác ngay vào tài liệu của mình.
Việc này cho phép tôi dễ dàng chèn một bản thiết kế để xem xét, một video hướng dẫn, hay thậm chí là một bảng tính Google Sheet trực tiếp bên cạnh ghi chú của mình. Điều này loại bỏ hoàn toàn việc phải chuyển đổi tab liên tục hoặc tìm kiếm liên kết trong các tin nhắn riêng lẻ. Tương tự như Notion, tôi có thể thêm ảnh bìa và biểu tượng cho bất kỳ tài liệu (Doc) nào để tạo dấu ấn trực quan độc đáo. ClickUp cũng hỗ trợ Markdown mạnh mẽ, mang lại sự linh hoạt cho những người quen thuộc với định dạng này. Hơn nữa, kho template phong phú cho nhiều loại tài liệu và quy trình làm việc khác nhau giúp tôi không cần phải bắt đầu mọi thứ từ con số không.
Ban đầu, tôi nghĩ ClickUp sẽ không lý tưởng cho việc ghi chú nhanh. Tuy nhiên, sự xuất hiện của tính năng Notepad đã thay đổi suy nghĩ đó. Notepad cực kỳ hữu ích cho những lúc tôi cần nhanh chóng ghi lại các ý tưởng hoặc suy nghĩ chợt nảy ra. Nó luôn sẵn sàng, có thể truy cập từ bất cứ đâu trong ClickUp.
Hệ thống tổ chức thông minh, khoa học
Với menu Trang chủ trực quan và gọn gàng
Cấu trúc thư mục (folders) và không gian làm việc (spaces) được tổ chức khoa học trong ClickUp, giúp người dùng dễ dàng quản lý tài liệu và dự án.
ClickUp sánh ngang với OneNote và Notion về khả năng tổ chức thông tin. Tôi có thể tạo các không gian làm việc (Spaces) riêng biệt như “Dự án Khách hàng”, “Phát triển Cá nhân”, và “Marketing”. Trong mỗi không gian này, tôi lại có thể thêm các thư mục (Folders) và tài liệu (Docs) để sắp xếp mọi thứ một cách khoa học. Hệ thống phân lớp này đảm bảo tôi luôn tìm thấy thứ mình cần mà không phải cuộn trang vô tận hay mất công tìm kiếm.
Tôi thậm chí có thể đánh dấu nhiều tài liệu quan trọng là “yêu thích” để dễ dàng truy cập. Những template hay dùng nhất, các bản phác thảo dự án quan trọng, hoặc các bản tóm tắt khách hàng thiết yếu luôn chỉ cách một cú nhấp chuột. Từ menu “Trang chủ” (Home), tôi có thể kiểm tra mọi thứ một cách tổng quan: các nhiệm vụ, tài liệu và ghi chú khác của mình.
Tích hợp đa dạng công cụ năng suất
Nơi ClickUp thực sự tỏa sáng và khác biệt
Tính năng bảng trắng (Whiteboard) của ClickUp cho phép động não, phác thảo ý tưởng và tạo sơ đồ quy trình trực quan, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
Đây chính là điểm mà ClickUp thực sự khẳng định lời hứa về một giải pháp tất cả trong một. Giống như Evernote, việc có một Lịch (Calendar) đầy đủ chức năng ngay trong ClickUp là một lợi thế lớn. Tôi có thể xem khối lượng công việc theo ngày, tuần hoặc tháng, thậm chí đồng bộ với các lịch bên ngoài. Chỉ riêng điều này đã giúp loại bỏ rất nhiều thao tác qua lại không cần thiết.
Tính năng Bảng trắng (Whiteboard) cực kỳ tuyệt vời cho các buổi động não. Nó là một không gian kỹ thuật số nơi tôi có thể phác thảo ý tưởng, tạo sơ đồ luồng công việc hoặc bản đồ quy trình cùng đội nhóm trong thời gian thực. Theo dõi thời gian (Time Tracking) là một tiện ích bổ sung khác, cho phép bắt đầu bộ đếm giờ trực tiếp từ bất kỳ nhiệm vụ nào. Các tiện ích khác bao gồm biểu mẫu kỹ thuật số (digital forms), mục tiêu (goals), quản lý nhiệm vụ (task management), và nhiều hơn nữa. Tôi không còn phải lãng phí thời gian cố gắng làm cho các công cụ khác nhau hoạt động ăn khớp với nhau.
Khả năng cộng tác liền mạch
Hoàn thành công việc hiệu quả, phong cách hơn
Giao diện chia sẻ và phân quyền trong ClickUp, minh họa khả năng cộng tác liền mạch và kiểm soát truy cập linh hoạt cho các dự án nhóm.
Thành thật mà nói, trải nghiệm cộng tác trong Evernote và OneNote còn rất nhiều điều đáng mong muốn. Notion đã làm tốt hơn nhiều ở khía cạnh này, và tôi rất vui khi báo cáo rằng ClickUp cũng sánh ngang với đối thủ này về khả năng chia sẻ theo thời gian thực. Tôi có thể chia sẻ tài liệu và thư mục với các thành viên cụ thể trong nhóm, cấp cho họ mức độ truy cập chính xác mà họ cần, đảm bảo một quy trình cộng tác trôi chảy và hiệu quả.
Tạm biệt OneNote, chào tạm biệt Notion
Nếu bạn đang bám víu vào OneNote, Evernote, hoặc Notion theo thói quen, hoặc có thể bạn đang gặp khó khăn khi phải kết hợp nhiều ứng dụng khác nhau để có một quy trình làm việc trôi chảy, thì lời khuyên của tôi rất đơn giản: hãy thử trải nghiệm ClickUp một cách nghiêm túc. Tuy vẫn còn là những ngày đầu, nhưng ClickUp đã loại bỏ hoàn toàn nhu cầu sử dụng các công cụ riêng biệt cho quản lý nhiệm vụ, dự án, bảng trắng và theo dõi thời gian trong quy trình làm việc của tôi.
Điều này cho thấy rằng bạn không cần phải hy sinh chức năng hoặc đầu tư vào vô số gói đăng ký để đạt được năng suất thực sự. Nếu ClickUp không phù hợp với bạn, hãy tham khảo thêm các công cụ năng suất ít được biết đến khác có thể phù hợp hơn.
Logo ClickUp đại diện cho giải pháp quản lý công việc và năng suất toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc cho cá nhân và đội nhóm.
