Không gian làm việc năng suất của tôi từng rất lộn xộn với hàng loạt ứng dụng, mỗi cái phục vụ một mục đích riêng biệt. Sau đó, tôi quyết định dùng thử Notion – một phần mềm năng suất “tất cả trong một” hứa hẹn sẽ thay thế mọi công cụ hiện có. Từ việc tạo danh sách việc cần làm đơn giản đến xây dựng bảng điều khiển dự án và thậm chí lưu trữ các trang web cơ bản, sự linh hoạt của Notion thực sự rất hấp dẫn.
Tuy nhiên, khi càng đào sâu vào vô vàn khả năng của Notion, một câu hỏi lớn bắt đầu hiện lên trong tâm trí tôi: Liệu ứng dụng đa năng này có thực sự xuất sắc trong từng lĩnh vực mà nó bao phủ? Dưới đây là lý do tại sao tôi cảm thấy các ứng dụng chuyên biệt thường vượt trội hơn trong việc cung cấp trải nghiệm hợp lý và thân thiện với người dùng cho từng tác vụ cụ thể.
Notion chưa thực sự tối ưu cho vai trò sổ tay số
Mặc dù tôi đánh giá cao sự linh hoạt của Notion trong việc tổ chức thông tin, nhưng nó vẫn chưa đạt được kỳ vọng khi tôi cần nó nhất trong vai trò một sổ tay số đơn giản, đặc biệt là khi đang di chuyển. Sự khó chịu lớn nhất của tôi đến từ các ứng dụng di động. Khi một ý tưởng chợt đến hoặc tôi cần ghi chú nhanh điều gì đó, Notion thường tỏ ra khá cồng kềnh. Nó không thực sự được thiết kế cho trải nghiệm ghi chú tức thì, “chụp và đi” đó.
Giao diện Notion trên điện thoại cho thấy hạn chế khi ghi chú nhanh và thiếu công cụ vẽ phác thảo
Ngoài ra, việc thiếu các công cụ vẽ cũng là một điểm trừ. Đôi khi, một bản phác thảo hay sơ đồ nhanh là cách hiệu quả nhất để nắm bắt một ý nghĩ hoặc hình dung một khái niệm. Khi chuyển từ OneNote sang, tôi thực sự rất nhớ các công cụ vẽ trong Notion. Tôi phải phụ thuộc vào các ứng dụng bên ngoài để hình dung ý tưởng của mình.
Cuối cùng, việc thiếu hỗ trợ ngoại tuyến đáng tin cậy là một nhược điểm đáng kể đối với tôi. Không giống như OneNote (một lần nữa), tôi không thể đơn giản mở Notion, tải không gian làm việc và bắt đầu viết ghi chú mà không có kết nối internet. Notion tuyên bố thay thế các công cụ ghi chú chuyên dụng như OneNote, Evernote và Apple Notes, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, nó vẫn còn thiếu sót ở những khía cạnh cơ bản.
Quản lý tác vụ trên Notion vẫn còn nhiều hạn chế
Khi nói đến việc quản lý các tác vụ của mình, tôi nhận thấy khả năng của Notion khá cơ bản. Đúng vậy, tôi có thể thêm việc cần làm, đặt ngày giờ, và thậm chí nhận lời nhắc, đó là một khởi đầu tốt. Nhưng đó là tất cả những gì nó có thể làm.
Tính năng nhắc nhở định kỳ là điều tôi rất tiếc khi thiếu. Nhiều tác vụ của tôi không phải là công việc một lần; chúng diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Việc phải tự tay lên lịch lại những tác vụ này trong Notion cảm thấy rất tẻ nhạt. Những lời nhắc này chủ yếu hữu ích trong các cơ sở dữ liệu nơi bạn cần đặt cảnh báo cho các thành viên trong nhóm.
Giao diện Notion hiển thị danh sách công việc, minh họa sự thiếu sót trong nhắc nhở định kỳ và tùy chỉnh chi tiết
Đôi khi, tôi cần bao gồm ngữ cảnh cụ thể, liên kết hoặc thậm chí thông tin vị trí. Các thuộc tính tác vụ của Notion đơn giản là không cung cấp mức độ chi tiết đó cho tôi. Không giống như Todoist và Microsoft To-Do, Notion không tích hợp tốt với các công cụ hiện có như Gmail và Outlook.
Quản lý dự án của Notion chưa sánh bằng Trello
Notion đáp ứng gần như tất cả các yêu cầu cho quản lý dự án. Nó hỗ trợ các cơ sở dữ liệu khác nhau, tự động hóa, cộng tác theo thời gian thực và cho phép bạn tạo thẻ tác vụ với nhiều thuộc tính. Tuy nhiên, khi tôi so sánh nó với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như Trello, sự khác biệt bắt đầu xuất hiện.
Ví dụ, việc thêm một hình nền vào bảng Trello của tôi tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Tương tự, khả năng chèn hình ảnh liên quan trực tiếp vào thẻ Trello cung cấp ngữ cảnh trực quan tức thì. Dù đó là một bản thiết kế, ảnh chụp màn hình hay chỉ là một hình ảnh tham khảo, một tín hiệu trực quan ngay trên thẻ tác vụ cực kỳ hữu ích. Với việc mã hóa màu các tác vụ, tôi có thể dễ dàng nhìn thấy mức độ ưu tiên hoặc trạng thái của các tác vụ khác nhau. Notion thiếu khả năng tùy chỉnh hình ảnh này.
Vai trò nhật ký số của Notion chưa thực sự nổi bật
Tôi đã thấy rất nhiều mẫu nhật ký số dành cho Notion. Tuy nhiên, trải nghiệm của tôi khi sử dụng nó như một nhật ký chuyên dụng đã khiến tôi muốn nhiều hơn, đặc biệt khi tôi so sánh nó với các ứng dụng được thiết kế đặc biệt để viết nhật ký như Day One hoặc Journey.
Notion thiếu nhiều tính năng như tích hợp lịch, chế độ xem bản đồ thế giới, thư viện phương tiện chuyên dụng, khả năng chèn vị trí, nhiệt độ, và nhiều hơn nữa. Mặc dù sự linh hoạt của Notion cho phép tôi tạo ra một nhật ký chức năng, nhưng cuối cùng nó vẫn mang lại cảm giác tôi đang phải chấp nhận những sự thỏa hiệp.
Quản lý tài chính trên Notion đòi hỏi nhiều công sức
Với các cơ sở dữ liệu, công thức và biểu đồ, bất kỳ ai cũng có thể tạo trình quản lý chi phí và theo dõi đăng ký trong Notion. Tuy nhiên, điều này nói dễ hơn làm. Nó đòi hỏi rất nhiều công việc thủ công để tạo ra một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả cho bạn.
Biểu đồ chi tiêu trong Notion, cho thấy sự phức tạp khi tự xây dựng hệ thống quản lý tài chính
Tôi đã dành hàng giờ để tinh chỉnh các thuộc tính cơ sở dữ liệu, gỡ lỗi các công thức không tính toán đúng như mong đợi và điều chỉnh cài đặt biểu đồ để có được hình ảnh trực quan mong muốn. Cảm giác thường xuyên là tôi đang xây dựng toàn bộ ứng dụng từ đầu, điều này vừa mang lại quyền năng nhưng cũng rất mệt mỏi.
Điều tôi thực sự nhớ từ các ứng dụng tài chính chuyên dụng là sự dễ dàng và tốc độ khi thêm các mục nhập mới và tạo biểu đồ chi tiết. Với tiện ích di động (mobile widgets), tôi có thể thêm một mục nhập thu nhập hoặc chi phí chỉ với một lần chạm và tự động tạo các biểu đồ cụ thể ở chế độ nền.
Liệu một ứng dụng có thể làm được tất cả?
Tôi không phủ nhận tác động của Notion đối với không gian năng suất. Nó mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về một không gian làm việc kỹ thuật số thống nhất, và đối với nhiều người, nó đã thực hiện thành công điều đó. Tuy nhiên, như tôi đã đề cập ở trên, chính sự linh hoạt này lại dẫn đến những sự thỏa hiệp khi so sánh với các ứng dụng chuyên dụng. Notion không sở hữu những tính năng tiên tiến nhất ở mọi danh mục, và điều đó có thể là một yếu tố quyết định đối với những người dùng chuyên sâu như tôi. Kết quả là, tôi đã nhận thấy nhiều người dùng Notion đang quay trở lại các công cụ chuyên biệt như Google Keep và OneNote.
