Là một freelancer, tôi nhận hàng trăm email mỗi ngày. Mặc dù Outlook hoàn thành tốt công việc của mình, tôi vẫn luôn tìm kiếm những cách để tối ưu hóa trải nghiệm email. Tôi đã thử hàng tá ứng dụng email khác nhau nhưng cuối cùng vẫn quay lại giải pháp của Microsoft vì nhiều lý do. Tuy nhiên, khi Notion ra mắt ứng dụng email mới của mình, tôi quyết định thực hiện một thử nghiệm kéo dài một tuần. Tôi muốn xem liệu Notion Mail có thể hiện thực hóa giấc mơ về một trải nghiệm năng suất được tích hợp thực sự hay không.
Notion Mail chinh phục người dùng với giao diện xuất sắc
Giao diện quen thuộc, gần gũi như Notion
Notion đã mang khả năng thiết kế giao diện người dùng (UI) ưu việt của mình vào Notion Mail. Giao diện này mang lại cảm giác quen thuộc với thiết lập quản lý tri thức cá nhân (PKM) hiện có của tôi. Notion Mail không phải là một tiện ích bổ trợ cồng kềnh; nó thực sự giống như một phần mở rộng tự nhiên của ứng dụng mà tôi đã dành rất nhiều thời gian sử dụng. Sự đơn giản là chìa khóa. Nó loại bỏ sự lộn xộn về mặt hình ảnh mà các ứng dụng email truyền thống thường có.
Tôi cũng yêu thích những điểm nhấn nhỏ, như khi bạn di chuột qua một email, bạn có thể xem một phần nội dung mà không cần mở thư. Và việc mở một email từ cạnh bên? Công ty gọi đó là tính năng “Side Peek”, cực kỳ tiện lợi để kiểm tra nhanh thông tin mà không làm mất đi vị trí làm việc hiện tại của bạn.
Màn hình chính của Notion Mail hiển thị giao diện tối giản và các tính năng tổ chức email như Side Peek.
Notion Mail cũng hỗ trợ chế độ tối (dark mode). Mặc dù nó không có những hình nền như Outlook đôi khi có, nhưng thành thật mà nói, tôi thà có hoạt ảnh mượt mà và nhẹ nhàng hơn là những hình nền phức tạp và gây xao nhãng. Nhìn chung, Notion thực sự đã làm tốt những điều cơ bản về giao diện và cảm nhận.
Tính năng Auto Label: Cứu cánh thời gian
Notion AI thực sự hữu ích
Outlook cung cấp hộp thư đến tập trung (focused inbox) cũng như các thư mục để tổ chức bộ sưu tập email ngày càng tăng của tôi. Tuy nhiên, Notion Mail đưa điều đó lên một tầm cao mới với tính năng tự động gán nhãn (auto labels). Đối với một người như tôi, người nhận rất nhiều email từ các dự án và khách hàng khác nhau, ý tưởng gắn thẻ và sắp xếp mọi thứ thủ công dường như là một nhiệm vụ không bao giờ kết thúc. Nhưng với Auto Label, điều đó gần như đã trở thành quá khứ.
Cách nó hoạt động rất trực quan. Bạn thiết lập các quy tắc dựa trên các yếu tố như người gửi email, từ khóa trong dòng tiêu đề hoặc nội dung, hoặc thậm chí là địa chỉ email mà thư được gửi đến. Sau đó, Notion Mail sẽ tự động áp dụng các nhãn bạn đã tạo. Đây là một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ.
Tính năng Auto Label của Notion Mail hiển thị các quy tắc tự động gán nhãn email dựa trên nội dung và người gửi.
Ví dụ, nhóm của chúng tôi sử dụng phần mềm quản lý dự án Asana, và tôi nhận được rất nhiều email từ nó. Tôi có thể đơn giản tìm kiếm “Asana” từ menu Auto Label, Notion Mail sẽ xác định các email liên quan và áp dụng cùng một nhãn cho chúng. Điều này đã trở thành một yếu tố thúc đẩy năng suất rất lớn đối với tôi.
Chế độ xem tùy chỉnh: Nâng tầm tổ chức email
Trải nghiệm như “Focused Inbox” được nâng cấp
Ngoài việc tự động gán nhãn email, các Chế độ xem tùy chỉnh (Custom Views) trong Notion Mail là một cấp độ tổ chức khác đã cải thiện cách tôi xử lý hộp thư đến của mình. Nó cho phép tôi tạo ra các “ống kính” tập trung để hiển thị chính xác những gì tôi cần thấy, vào thời điểm tôi cần thấy.
Thay vì chỉ có một hộp thư đến khổng lồ, tôi có thể tạo các thư mục thông minh này dựa trên các nhãn đã thiết lập. Ví dụ, tôi nhận hàng chục email từ ngân hàng địa phương (HDFC) về các bảng sao kê, phí, hóa đơn thẻ tín dụng và nhiều thứ khác. Tôi có thể đơn giản nhấp vào “New View”, tìm kiếm “HDFC”, để Notion Mail tìm các email liên quan, áp dụng nhãn và tạo một chế độ xem tùy chỉnh để dễ dàng truy cập.
Như thường lệ, tôi có thể tạo chế độ xem thủ công với các điều kiện cụ thể, nhưng tôi thực sự khuyên bạn nên mô tả một email để thiết kế chế độ xem tự động. Nó đã hoạt động rất hiệu quả trong trường hợp của tôi.
Tích hợp hoàn hảo với các công cụ Notion hiện có
Một phần không thể thiếu của hệ sinh thái Notion
Notion Mail mang đến trải nghiệm cốt lõi của Notion mà tôi đã quen thuộc và yêu thích. Chẳng hạn, trình soạn thảo khối (block editor) là trình soạn thảo xuất sắc tương tự mà tôi sử dụng cho ghi chú, kế hoạch dự án và mọi thứ khác trong Notion. Vì vậy, khi tôi soạn một email, cảm giác hoàn toàn tự nhiên. Tôi có thể định dạng văn bản bằng các lệnh quen thuộc, tạo danh sách gạch đầu dòng và thậm chí làm nổi bật thông tin quan trọng.
Lên lịch (Scheduling) là một tính năng hữu ích khác. Thay vì phải chuyển sang một ứng dụng lịch riêng biệt, tôi có thể đề xuất thời gian họp trực tiếp trong cửa sổ soạn email. Tính năng Đoạn mã (Snippets) cũng là một điểm cộng về năng suất. Đây về cơ bản là các mẫu email mà bạn có thể tạo và lưu cho các phản hồi thường dùng.
Tính năng Snippets trong Notion Mail giúp lưu trữ và sử dụng nhanh các mẫu câu trả lời email thường dùng để tăng năng suất.
Notion Mail vẫn còn những hạn chế cần cải thiện
Những điều cần lưu ý khi chuyển từ Outlook
Bây giờ, hãy cùng nói về một số nhược điểm tôi gặp phải khi sử dụng Notion Mail. Không giống như Outlook, Notion Mail chỉ giới hạn ở các nền tảng máy tính để bàn. Nó không khả dụng trên các nền tảng di động. Tôi đã phải dựa vào Outlook để hoàn thành công việc trên chiếc iPhone 15 Pro Max của mình.
Một yếu tố gây trở ngại khác là việc thiếu hỗ trợ cho các nhà cung cấp email như Outlook và iCloud. Hiện tại, Notion Mail chỉ hỗ trợ Gmail (mặc dù công ty đang nỗ lực để hỗ trợ thêm nhiều dịch vụ email trong tương lai).
Notion Mail đã sẵn sàng cho trải nghiệm chính thức chưa?
Sau một tuần hoàn toàn dựa vào Notion Mail, trải nghiệm này chắc chắn đã mở ra nhiều điều mới mẻ. Mặc dù nó cung cấp giao diện người dùng mới mẻ, sự quen thuộc với thiết lập Notion của tôi, và những cách quản lý email thực sự thú vị, Notion Mail chắc chắn vẫn còn thiếu sót với việc không có ứng dụng di động và không tương thích với các nhà cung cấp email khác. Sẽ rất thú vị khi xem Notion giải quyết các hạn chế hiện tại và thu hẹp khoảng cách giữa giao tiếp và cộng tác như thế nào.
Hiện tại, tôi vẫn quay lại với Outlook, nhưng tôi sẽ theo dõi sát sao sự tiến bộ của Notion Mail. Ngoài Notion Mail và Outlook, Spark cũng là một ứng dụng email mạnh mẽ đáng để bạn xem xét nếu muốn nâng cao hiệu quả quản lý hộp thư của mình.
