Microsoft 365, với bộ công cụ năng suất, lưu trữ đám mây và khả năng tích hợp sâu trên Windows 11, từ lâu đã trở thành lựa chọn mặc định cho nhiều người dùng. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều cá nhân và doanh nghiệp tìm kiếm các giải pháp thay thế do gánh nặng chi phí thuê bao tăng cao và mong muốn kiểm soát tốt hơn dữ liệu cá nhân. Dù có không ít lựa chọn thay thế Microsoft 365 trên thị trường, Nextcloud nổi bật như một nền tảng mã nguồn mở, miễn phí, mang đến một gói giải pháp hấp dẫn, giúp người dùng thoát khỏi sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất mà không phải trả bất kỳ khoản phí hàng tháng nào. Dưới đây là những lý do chính mà Nextcloud không chỉ ngang bằng, mà thường còn vượt trội hơn so với Microsoft 365.
6. Quyền Sở Hữu và Kiểm Soát Dữ Liệu
Lợi thế của việc tự lưu trữ (Self-Hosting)
Sự khác biệt cốt lõi giữa Nextcloud và Microsoft 365 nằm ở quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu. Về cơ bản, “tự lưu trữ” có nghĩa là bạn tự chạy phần mềm Nextcloud trên máy chủ của riêng mình. Bạn có thể cài đặt Nextcloud trên một máy chủ vật lý chuyên dụng, một máy chủ riêng ảo (VPS), một chiếc Raspberry Pi, hoặc thậm chí là một thiết bị NAS. Nextcloud cung cấp tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết cho nhiều hệ điều hành khác nhau, giúp người dùng dễ dàng triển khai.
Hãy hình dung một công ty thiết kế nhỏ với 10 nhân viên, thường xuyên xử lý dữ liệu nhạy cảm của khách hàng như tệp thiết kế, hợp đồng và các trao đổi bí mật. Nếu bạn muốn tránh phí thuê bao và lo ngại về việc lưu trữ dữ liệu quan trọng trên các dịch vụ đám mây của bên thứ ba, việc tự host Nextcloud trên một máy chủ chuyên dụng ngay tại văn phòng là một giải pháp lý tưởng. Điều này đảm bảo dữ liệu của bạn luôn nằm trong tầm kiểm soát hoàn toàn, tăng cường bảo mật và quyền riêng tư.
Giao diện trang chủ Nextcloud với các thư mục và tệp tin, minh họa khả năng tự lưu trữ dữ liệu cá nhân
5. Hệ Sinh Thái Ứng Dụng Rộng Lớn và Mạnh Mẽ
Bạn sẽ không bỏ lỡ các ứng dụng Microsoft 365
Hệ sinh thái ứng dụng rộng lớn của Nextcloud đã biến nó từ một nền tảng chia sẻ tệp đơn thuần thành một bộ công cụ cộng tác và năng suất mạnh mẽ. Ngay từ đầu, Nextcloud đã đi kèm với tất cả các ứng dụng thiết yếu như Mail, Contacts, Calendar, Tasks và Deck (quản lý dự án). Bạn có thể dễ dàng tạo tài liệu văn bản, bảng tính, bản trình bày, sơ đồ và nhiều hơn nữa. Mặc dù các ứng dụng này có thể không giàu tính năng bằng các đối tác Microsoft, nhưng chúng hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu công việc. Nextcloud đã hợp tác với Collabora (dựa trên LibreOffice) để cung cấp các giải pháp văn phòng tích hợp.
Bạn luôn có thể truy cập Nextcloud App Store để khám phá và cài đặt vô số ứng dụng mở rộng khả năng cốt lõi của nền tảng. Từ các công cụ năng suất và giao tiếp đến bảo mật và đa phương tiện, có rất nhiều ứng dụng để bạn lựa chọn. Tất cả các ứng dụng cốt lõi này cũng đã nhận được các cải tiến đáng kể với bản cập nhật Nextcloud gần đây. Ví dụ, bạn có thể tải lên các loại tệp khác ngoài hình ảnh lên bảng trắng để nâng cao các buổi động não. Nextcloud Desk (công cụ quản lý dự án) hiện hỗ trợ xem trước liên kết cho các thẻ, hỗ trợ Markdown trong bình luận và khả năng nhân bản bảng điều khiển có hoặc không có thẻ và dữ liệu của chúng.
4. Bảng Điều Khiển Năng Suất và Tùy Biến Cao
Tùy chỉnh trải nghiệm Nextcloud
Nextcloud cung cấp trải nghiệm người dùng có khả năng tùy biến cao. Bạn có thể kết hợp thông tin từ nhiều ứng dụng khác nhau vào một bảng điều khiển duy nhất, có thể tùy chỉnh để tạo thành một trung tâm năng suất tập trung. Các widget này có thể hiển thị các sự kiện lịch, nhiệm vụ, tệp tin gần đây, email, ghi chú và thậm chí cả nguồn cấp dữ liệu RSS bên ngoài. Ngoài ra, còn có tùy chọn để thay đổi hình nền của bảng điều khiển, giúp cá nhân hóa không gian làm việc.
Nextcloud cũng hỗ trợ giao diện tối (dark theme) và phông chữ tùy chỉnh để nâng cao khả năng cá nhân hóa. Ngược lại, bảng điều khiển trang chủ của Microsoft 365 chủ yếu tập trung vào việc cung cấp quyền truy cập nhanh vào các tệp tin gần đây. Mặc dù tính năng này hữu ích, nhưng nó thiếu các tính năng năng suất rộng hơn mà Nextcloud cung cấp. Người dùng Microsoft 365 phải điều hướng đến các ứng dụng riêng biệt (Outlook, Calendar, To-Do) để truy cập email, lịch và nhiệm vụ của họ, điều này chắc chắn không hiệu quả và tốn thời gian hơn so với trải nghiệm tích hợp của Nextcloud.
Bảng điều khiển Nextcloud hiển thị các widget tùy chỉnh như lịch, email và ghi chú, tối ưu hóa năng suất
3. Quản Lý Đa Phương Tiện Mạnh Mẽ
Quản lý ảnh và video đã tải lên một cách chuyên nghiệp
Tính năng quản lý đa phương tiện của Nextcloud trước đây khá cơ bản, nhưng đã phát triển đáng kể trong vài năm gần đây. Giờ đây, bạn có thể tạo album, sử dụng album cộng tác, thêm thư mục và thậm chí đánh dấu một số trong số đó là mục yêu thích để dễ dàng truy cập.
Bạn cũng có thể áp dụng thẻ (tags) cho các tệp đa phương tiện để nhanh chóng xem lại chúng. Một tab “Địa điểm” (Places) giúp bạn xem lại ảnh và video theo vị trí địa lý. Nhìn chung, Nextcloud đã bao gồm tất cả các tính năng cơ bản về quản lý đa phương tiện, và bạn chắc chắn sẽ không bỏ lỡ tài khoản OneDrive của mình.
Bộ sưu tập ảnh trong Nextcloud với giao diện thân thiện, minh họa tính năng quản lý đa phương tiện hiệu quả
2. Bản Chất Mã Nguồn Mở
Đánh giá mã nguồn Nextcloud
Bản chất mã nguồn mở là một khía cạnh cơ bản trong định danh của Nextcloud. Không giống như Microsoft 365, mã nguồn của Nextcloud được công khai cho cộng đồng. Bất kỳ nhà nghiên cứu hoặc chuyên gia bảo mật nào cũng có thể xem xét mã nguồn và xác minh các tuyên bố về quyền riêng tư của công ty. Bản chất mã nguồn mở của Nextcloud cũng mở ra một cộng đồng phát triển, đóng góp và người dùng đam mê sôi động và tích cực.
Nhìn chung, bằng cách chuyển từ Microsoft 365 sang Nextcloud, bạn không bị khóa vào một hệ sinh thái độc quyền và có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu của mình. Điều này mang lại sự linh hoạt và khả năng kiểm soát đáng kể mà các giải pháp đám mây độc quyền thường không có.
Cấu trúc thư mục của Nextcloud hiển thị các tệp tin và tùy chọn cài đặt, minh họa bản chất mã nguồn mở
1. Cộng Tác và Chia Sẻ
Chia sẻ các tệp tin quan trọng của bạn một cách chuyên nghiệp
Giống như Microsoft 365, Nextcloud cũng đạt điểm cao về khả năng cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp tin và thư mục với cả người dùng nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể đặt các quyền chi tiết và kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống nội dung được chia sẻ. Hơn thế nữa, có một tùy chọn để đặt mật khẩu và ngày hết hạn để giữ an toàn cho nội dung được chia sẻ khỏi những người không được phép.
Tính năng bổ sung yêu thích của tôi là tab “Hoạt động” (Activity). Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết về các hành động và thay đổi gần đây trong Nextcloud. Nó hiển thị thông tin về việc tải lên, tải xuống, chỉnh sửa, chia sẻ và bình luận tệp tin. Điều này rất tiện lợi cho việc theo dõi lịch sử và theo dõi các thay đổi đối với các tài liệu quan trọng.
Giao diện chia sẻ tệp tin Nextcloud với các tùy chọn quyền truy cập và bảo mật, phục vụ cho cộng tác nhóm
Nextcloud vượt trội so với Microsoft 365
Nhìn chung, sự lựa chọn giữa Nextcloud và Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cá nhân của bạn. Nếu bạn coi trọng quyền sở hữu dữ liệu, quyền riêng tư, khả năng tùy biến và hiệu quả chi phí, Nextcloud là một giải pháp thay thế cực kỳ hấp dẫn. Mặc dù Microsoft 365 mang lại sự dễ sử dụng và tích hợp liền mạch, Nextcloud cung cấp khả năng kiểm soát tuyệt vời đối với môi trường kỹ thuật số của bạn.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy từ bỏ các gói thuê bao thông thường và xây dựng một hệ sinh thái đám mây cá nhân hóa thực sự phục vụ nhu cầu của bạn. Nếu bạn có một chiếc PC cũ nằm rảnh rỗi, hãy tham khảo hướng dẫn biến nó thành một đám mây riêng tư bằng Nextcloud.
