Microsoft Excel thường được biết đến như cánh tay phải đắc lực của những người làm kế toán, luôn hoạt động thầm lặng phía sau những con số. Tuy nhiên, công cụ này còn hữu ích hơn rất nhiều cho vô vàn mục đích khác, không chỉ giới hạn ở việc tính toán. Cá nhân tôi từng ưa chuộng các công cụ quản lý dữ liệu trực quan như bảng Kanban trên Trello cho các dự án và sở thích cá nhân. Thế nhưng, khối lượng lớn của niềm đam mê gần đây đã khiến tôi phải suy nghĩ lại về sự e dè của mình đối với Excel.
Bạn thấy đấy, hầu hết các ứng dụng quản lý sở thích thường tập trung vào theo dõi chi phí hoặc các bộ công cụ tài chính, như thể việc lập ngân sách là tất cả những gì cần có cho một sở thích. Excel, mặt khác, không phân biệt người dùng, cung cấp cùng một bộ công cụ toàn diện cho người có sở thích cũng như một kế toán viên chuyên nghiệp. Trải nghiệm của tôi khi thử dùng Excel để theo dõi các sở thích cá nhân không chỉ là một chuyến du hành về quá khứ; tôi đã đánh giá thấp sự tùy biến và tính chi tiết đáng kinh ngạc của các bảng tính này.
1. Theo Dõi Tài Nguyên Học Tập Và Cập Nhật Kiến Thức Liên Tục
Nâng Cao Kỹ Năng Mà Không Làm Nặng Trình Duyệt
Máy tính bảng Remarkable 2 hiển thị văn bản viết tay đã được chuyển đổi thành văn bản đánh máy, minh họa việc số hóa ghi chú học tập.
Nhiều sở thích mang tính giải trí và thư giãn, nhưng không ít người trong chúng ta có niềm đam mê cháy bỏng với việc khám phá những giới hạn công nghệ mới. Do đó, chúng tôi thường thử nghiệm in 3D, mày mò với các container và thủ thuật máy chủ mới nhất cho phòng thí nghiệm tại nhà – những nỗ lực đòi hỏi sự học hỏi không ngừng và luôn bắt kịp xu hướng của ngành. Theo kinh nghiệm của tôi, phần lớn kiến thức này đến từ các nguồn tài nguyên trực tuyến, đó là lý do tại sao sự “ra đi” của Pocket lại đáng tiếc đến vậy. Việc để lại các tab trình duyệt mở để xem lại sau này chỉ là một cách chắc chắn để quên chúng hoặc làm cạn kiệt RAM của bạn, tùy thuộc vào cấu hình phần cứng bạn đang sử dụng.
Tôi nhận thấy Excel là một sự thay thế tuyệt vời cho Pocket, với nhiều tính năng thông minh hơn nữa. Đối với mỗi sở thích mà tôi theo đuổi, tôi thêm một trang tính (sheet) vào tệp Excel với một mẫu để ghi lại các tài nguyên học tập mà tôi tìm thấy và muốn tiêu thụ hoặc xem lại. Điều này có vẻ tốn công, nhưng khái niệm này không quá khác biệt so với một danh sách đọc truyền thống. Hơn nữa, tôi ưu tiên tạo danh sách phát trên YouTube hoặc các bộ sưu tập trong ứng dụng nếu có thể, và liên kết trực tiếp đến bộ sưu tập đó trong Excel để giảm bớt gánh nặng.
Trong Excel, tôi có một cột cho mọi thứ tôi cần để lọc hoặc sắp xếp các tài nguyên — kỹ năng, loại tài nguyên, ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành và xếp hạng (nếu có). Bằng cách này, tôi có thể tìm thấy bài giảng về khoa học vật liệu dài hàng giờ mà tôi muốn hoàn thành trước khi bắt đầu một chủ đề khác. Nếu bạn thích sử dụng NotebookLM cho sở thích của mình, bạn có thể tạo một NotebookLM cho mỗi sở thích và sau đó ghi chú chuyên sâu cho từng video bạn xem, để tiết kiệm thời gian và công sức khi xem lại chủ đề đó.
2. Quản Lý Sự Kiện Dành Cho Sở Thích
Lập Kế Hoạch Sự Kiện Với Excel
Một bảng tính Excel đang được chỉnh sửa, thể hiện các mẹo để tạo ra bảng tính chuyên nghiệp và chức năng, phù hợp cho việc lập kế hoạch sự kiện.
Theo đuổi các sở thích khác nhau giúp chúng ta gặp gỡ những người mới và xây dựng các mối quan hệ mới, và việc gặp gỡ trực tiếp mang lại những lợi ích không thể phủ nhận. Thông qua các buổi gặp mặt cộng đồng địa phương, tôi có cơ hội thử những chiếc bàn phím cơ vượt xa khả năng tài chính của mình, những chiếc bút máy từ các quốc gia khác, và thậm chí cả những chiếc máy chơi game mà tôi không sở hữu. Tuy nhiên, những sự kiện này đòi hỏi kế hoạch tỉ mỉ để thực hiện một cách thoải mái. Lập kế hoạch một sự kiện trong Excel dễ dàng hơn bạn tưởng tượng.
Các ứng dụng thực tế bao gồm lập ngân sách cho cuộc họp, lên kế hoạch túi quà cho người tham dự, tính toán số lượng người tham dự và phân công trách nhiệm chính cho các tình nguyện viên liên quan đến sự kiện. Tùy thuộc vào quy mô, một bảng tính đơn giản cũng có thể giúp quản lý danh sách khách mời với các thông tin liên hệ quan trọng, chẳng hạn như liên hệ khẩn cấp, nếu bạn dự đoán có trẻ em tham dự một buổi tụ tập của những người chơi giải đố.
3. Lập Ngân Sách, Lên Kế Hoạch Mua Sắm Và Bảo Trì Thiết Bị
Tận Dụng Tối Đa Nguồn Lực Của Bạn
Bảng tính Excel liệt kê và so sánh các ống kính máy ảnh dựa trên giá cả, minh họa cách lập ngân sách và kế hoạch mua sắm thiết bị nhiếp ảnh.
Trong hầu hết các sở thích, kể cả những sở thích có rào cản gia nhập bất ngờ phải chăng, như thư pháp, bạn sẽ thấy không có giới hạn trên. Bạn có thể học và thành thạo nghề, nhưng bạn cũng rất dễ phá sản nếu không biết cách quản lý. Một số sở thích của tôi, như nhiếp ảnh, đã dạy cho tôi những bài học vô giá về việc kiềm chế tài chính, và giờ đây tôi sử dụng Excel cho cái mà tôi gọi là “sổ sách sở thích”. Cái tên tự giải thích — các bảng Excel giúp tôi theo dõi ngân sách hàng tháng, thời gian tôi đã chờ đợi để mua một món đồ cụ thể, và khi nào tôi cần bảo dưỡng hoặc vệ sinh các vật phẩm mà tôi đã sở hữu.
Đây có lẽ là nơi Excel thể hiện sự vượt trội của nó. Phần mềm này được xây dựng để quản lý dữ liệu số, và việc sử dụng nó để phân bổ ngân sách sở thích hàng tháng là vô giá. Vâng, có nhiều ứng dụng quản lý tài chính cá nhân và tài sản cung cấp các tính năng tương tự, nhưng phạm vi của chúng bị giới hạn trong khía cạnh tài chính của sở thích của bạn. Với Excel, tôi có thể tìm thấy món đồ đắt nhất mà tôi mua trong năm, liên kết nó với mức độ sử dụng, và thậm chí có thể xác định giá bán hợp lý nếu tôi có quá nhiều vật phẩm tương tự.
Ví dụ, mực bút máy là một hố đen sâu thẳm, và tôi phải thừa nhận rằng mình có nhiều mực xanh hơn mức cần thiết. Sau khi lấy một mẫu để tham khảo sau này, cơ sở dữ liệu mực của tôi trên Excel cho tôi biết giá tôi đã mua mực, giá mỗi ml, ngày mua và các thuộc tính khác giúp xác định giá hợp lý để bán cho người tiếp theo. Điều ngược lại cũng đúng, đó là Excel cung cấp thông tin tổng quan về tất cả các loại mực tôi có, được nhóm theo màu và lọc theo các thuộc tính mong muốn, chẳng hạn như khả năng chống nước, để xác định xem tôi có thực sự cần một lọ mực khác hay không. Tôi cũng có thể sắp xếp theo số lượng còn lại để tìm các màu cần bổ sung. Nếu không phải mực bút máy, thì việc ngoại suy một bảng như vậy cho việc quản lý nhựa hoặc sợi in 3D, chẳng hạn, cũng rất dễ dàng.
4. Quản Lý Kho Đồ Dùng Và Bộ Sưu Tập Cá Nhân
Dành Cho Những Người Đam Mê Sâu Sắc
Bảng tính Excel chi tiết hiển thị dữ liệu kiểm kê một bộ sưu tập mực bút máy, bao gồm các thuộc tính và số lượng, hỗ trợ quản lý kho đồ dùng cá nhân.
Nếu bạn là một người yêu sách hoặc một nhà sưu tầm tiền tệ quốc tế hay tem bưu chính, thì việc mất dấu những gì đã có trong bộ sưu tập của bạn có lẽ đã xảy ra nhiều hơn một lần. Excel giúp bạn sắp xếp tiền tệ theo mệnh giá, quốc gia xuất xứ, số lượng và năm đúc, từ đó đảm bảo bạn không bao giờ vô tình mua phải những món trùng lặp tại các cửa hàng đồ cũ địa phương. Hơn nữa, Excel còn cung cấp tính năng xác thực dữ liệu tiện lợi cho các khía cạnh như tình trạng của vật phẩm, có thể là một danh sách thả xuống giúp tôi tiết kiệm thời gian khi thêm đồ mới vào bộ sưu tập. Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) còn giúp dễ dàng xác định các vật phẩm có tình trạng tốt nhất và tệ nhất nếu chúng được phối màu.
Tôi cũng thích sử dụng Excel như một cơ sở dữ liệu tập trung để ghi chú về câu chuyện nguồn gốc của các vật phẩm sưu tầm, hoặc về các thuộc tính độc đáo của các vật phẩm chức năng như bút và sợi in, mà tôi có thể quên sau vài năm sử dụng. Khi tôi lưu trữ hình ảnh và các thông tin khác về vật phẩm sưu tầm của mình trực tuyến, hoặc biết về một kho dữ liệu công khai, tôi dành một cột cho các liên kết web. Bằng cách này, tôi có các liên kết đến Pokédex cho tất cả các thẻ Pokémon mà tôi đã sưu tầm, và thông tin do cộng đồng tổng hợp về độ hiếm và giá trị của chúng, mà không làm lộn xộn bảng Excel của riêng tôi.
Tôi chưa dám thử, nhưng việc định giá toàn bộ bộ sưu tập của bạn dựa trên giá mua được đơn giản hóa ngay lập tức khi cơ sở dữ liệu nằm trong Excel. Có thể hiểu rằng, giá mua ít liên quan nếu bạn đã trả góp trong nhiều năm mua lại, hoặc nếu bạn có kế hoạch thanh lý và bán theo giá thị trường hiện tại, nhưng các tích hợp AI kéo dữ liệu từ web có thể khắc phục điều đó trong nháy mắt. Quản lý kho hàng dễ dàng chiếm vị trí hàng đầu là cách hữu ích nhất mà Excel giúp ích cho những người có sở thích như tôi. Công việc duy nhất còn lại là cập nhật bảng tính.
5. Theo Dõi Các Dự Án Và Công Việc Đang Triển Khai
Luôn Có Thứ Gì Đó Đang Được Thực Hiện
Một phần nhỏ trong các tính năng quản lý kho hàng mà Excel cung cấp cho người có sở thích có thể giúp việc hoàn thành các dự án trở nên rất dễ dàng, đặc biệt nếu bạn có nhiều dự án đồng thời. Tôi thấy việc theo dõi quá trình xây dựng này cực kỳ hữu ích cho các dự án bàn phím cơ, vốn cần các bộ phận được lấy từ nhiều nhà cung cấp khác nhau với thời gian giao hàng khác nhau. Vì vậy, tôi thường dành cho mỗi dự án một trang tính mới trong tệp Excel, và một thùng chứa bộ phận mới để thu thập tất cả các lô hàng đến cho đến khi mọi thứ đầy đủ để bắt đầu lắp ráp. Tôi cũng sử dụng các danh sách thả xuống (drop-downs) và biểu đồ tròn để có thông tin tổng quan nhanh chóng về mức độ gần hoàn thành của dự án.
Excel cũng giúp xác định những thứ trong danh mục vật liệu mà tôi có thể đã có sẵn. Điều này rất tuyệt vời vì tôi có thể liên kết trực tiếp đến các ô tương ứng trong trang tính Kho hàng để đảm bảo tôi có đủ số lượng. Giống như tất cả các dự án thương mại, các tính năng lập ngân sách mà tôi đã đề cập trước đó cho phép tôi ước tính chi phí và định lượng các khoản vượt ngân sách. Tôi không sử dụng tính năng ưu tiên nhiều, nhưng nó có thể giúp một số người có sở thích gán mức độ ưu tiên hoặc mức độ hữu ích cho các dự án đang tiến hành của họ để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành, đặc biệt nếu Excel cũng được sử dụng để đánh dấu các bước quan trọng đã hoàn thành. Các công thức đơn giản như dưới đây có thể cho bạn biết liệu dự án của bạn đang đi đúng hướng hay vượt quá ngày hoàn thành đã định.
=IF(TODAY()>C2,"Quá hạn","Đúng hạn")
Nếu các sở thích của bạn yêu cầu bảo trì thiết bị thường xuyên, như thiết bị thể thao và đồ dùng ngoài trời, có một khía cạnh ẩn khác mà Excel tỏa sáng. Bằng cách kết hợp định dạng có điều kiện (conditional formatting) và các ô có ngày tháng, bạn có thể thiết lập lịch bảo trì định kỳ cho các thiết bị quan trọng như dây thừng, dây an toàn, cáp, đầu nối và các thiết bị đặc thù khác của sở thích. Chỉ cần lướt qua kho hàng của bạn trước khi bạn lập kế hoạch một dự án hoặc hoạt động sẽ cho thấy thiết bị nào đã sẵn sàng để sử dụng và cái gì cần được kiểm tra trước tiên.
Google Sheets và các lựa chọn thay thế khác có thể tiện lợi, nhưng Excel vẫn là một trong những công cụ quản lý dữ liệu ngoại tuyến tốt nhất cho quy mô của hầu hết các sở thích. Vâng, tôi đồng ý, nỗ lực ban đầu để sắp xếp các vật dụng vật lý của bạn để số hóa kho hàng sẽ là một nhiệm vụ khổng lồ, nhưng tôi khuyên bạn nên thử sử dụng Excel để quản lý sở thích tiếp theo mà bạn theo đuổi. Nó có thể đủ để thuyết phục bạn thực hiện tất cả các mục nhập đã quá hạn đó, giống như tôi đã làm.
