Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng, việc quản lý và lưu trữ dữ liệu hiệu quả đã trở thành yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Khác với các hệ thống NAS (Network Attached Storage) dành cho gia đình, NAS doanh nghiệp đối mặt với những yêu cầu phức tạp hơn rất nhiều, từ việc xử lý lượng lớn dữ liệu, quản lý nhiều người dùng, ứng dụng đến vận hành trong các môi trường đa dạng. Để tối đa hóa tiềm năng của hệ thống NAS, đảm bảo khả năng truy cập nhanh chóng, an toàn dữ liệu và sẵn sàng ứng phó với mọi khủng hoảng thông tin, doanh nghiệp cần tận dụng triệt để các công cụ và tính năng hiện đại.
Bài viết này sẽ đi sâu vào 6 tính năng NAS mà mọi doanh nghiệp không nên bỏ qua trong năm 2025, đồng thời khuyến nghị các quản trị viên IT nên triển khai ngay lập tức để nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ tài sản số của mình.
1. Tích Hợp Đám Mây: Xu Hướng Làm Việc Lai Toàn Diện
Hầu hết các nhà sản xuất NAS hiện nay đều cung cấp khả năng đồng bộ hóa trực tiếp các tệp tin lưu trữ trên NAS với các dịch vụ đám mây phổ biến như Google Drive và Microsoft OneDrive. Doanh nghiệp có thể tự động sao lưu một phần quan trọng của dữ liệu hoặc thậm chí toàn bộ hệ thống NAS bằng các công cụ này. Điều này đảm bảo tệp tin luôn sẵn sàng truy cập và được cập nhật liên tục trên tất cả các nền tảng mà nhân viên đã tích hợp vào quy trình làm việc của họ, tạo nên một quy trình làm việc lai (hybrid workflow) liền mạch.
Having an off-site backup in the cloud also prepares you for unfortunate events like drive failures or disasters. Your files remain safe even if the NAS is damaged or faces a ransomware attack, ensuring minimal downtime and easy data recovery. Additionally, you can set up this hybrid system to keep frequently accessed files offline while others remain online, offering cost and time savings with adequate utilization of resources.
Giao diện so sánh Google Drive và Dropbox, thể hiện khả năng tích hợp đám mây cho NAS doanh nghiệp.Việc có một bản sao lưu dữ liệu ngoài trang web (off-site backup) trên đám mây còn giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho các sự cố không mong muốn như lỗi ổ đĩa hoặc thiên tai. Tệp tin của bạn vẫn an toàn ngay cả khi NAS bị hỏng hoặc đối mặt với một cuộc tấn công ransomware, đảm bảo thời gian ngừng hoạt động tối thiểu và khả năng khôi phục dữ liệu dễ dàng. Hơn nữa, bạn có thể thiết lập hệ thống lai này để giữ các tệp được truy cập thường xuyên ở chế độ ngoại tuyến, trong khi những tệp khác vẫn ở chế độ trực tuyến, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian nhờ việc sử dụng tài nguyên một cách hợp lý.
2. Kết Nối Tốc Độ Cao: Tăng Cường Hiệu Suất Truyền Tải Dữ Liệu
Khi hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm người cùng lúc truy cập NAS, tốc độ truyền tải nhanh trở thành một yếu tố thiết yếu thay vì một tùy chọn nâng cấp. Quyết định này cần được đưa ra sớm trong quá trình triển khai, lý tưởng nhất là trước khi mua một hệ thống NAS mới. Trong khi nhiều nhà sản xuất NAS vẫn cắt giảm chi phí bằng cách chỉ cung cấp cổng 1GbE (thậm chí không phải 2.5GbE), doanh nghiệp nên ưu tiên chọn một model hỗ trợ kết nối 10GbE hoặc ít nhất có tùy chọn nâng cấp để kích hoạt thông lượng nhanh hơn sau này.
Cổng kết nối 10GbE trên NAS TerraMaster F4-424 Pro, minh họa tầm quan trọng của tốc độ cao cho NAS doanh nghiệp.
Trong trường hợp bạn không có kế hoạch nâng cấp NAS trong tương lai gần, bạn vẫn có thể thiết lập tính năng gộp liên kết (link aggregation) trên thiết bị hiện có của mình. Mặc dù tính năng này sẽ không tăng gấp đôi tốc độ truyền tải cho một luồng dữ liệu đơn lẻ, nhưng nó giúp tăng tổng băng thông, đẩy nhanh đáng kể tốc độ cho tất cả mọi người trên mạng. Việc cân bằng tải tốt hơn cũng giảm thiểu tắc nghẽn mạng bằng cách phân tán tải, đảm bảo các hoạt động diễn ra mượt mà và cải thiện năng suất làm việc.
3. Lập Lịch Sao Lưu Tự Động: Đảm Bảo An Toàn Dữ Liệu Liên Tục
Nếu doanh nghiệp vẫn đang dựa vào các bản sao lưu thủ công, bạn đang đặt hệ thống NAS và dữ liệu bên trong vào những rủi ro không cần thiết. Đó là chưa kể đến khoảng cách thời gian giữa lần sao lưu gần nhất và một cuộc tấn công tiềm tàng, có thể dẫn đến mất dữ liệu hoàn toàn trong khoảng thời gian đó. Tùy thuộc vào tần suất thay đổi và mức độ quan trọng của dữ liệu, bạn có thể cấu hình NAS để thực hiện sao lưu tự động hàng giờ, hàng ngày hoặc hàng tuần. Sao lưu hàng giờ lý tưởng để giữ các tệp quan trọng được cập nhật liên tục, trong khi sao lưu hàng ngày hoặc hàng tuần là đủ cho dữ liệu ít quan trọng hơn.
Thiết bị NAS TerraMaster F4-424 Max, biểu tượng của giải pháp sao lưu tự động và quản lý dữ liệu hiệu quả.
Một điểm cộng lớn là bạn có thể cấu hình chi tiết để tạo các lịch trình tùy chỉnh cho các loại dữ liệu khác nhau trên cùng một NAS. Như đã đề cập trước đó, bạn nên thiết lập các bản sao lưu tự động này để lưu trữ bản sao dữ liệu của mình tại một vị trí ngoài trang web (off-site location), giúp bạn an toàn khỏi các sự kiện mà NAS chính bị xâm phạm hoặc hư hại. Ngoài ra, sao lưu tăng cường (incremental backups) đặc biệt hữu ích vì chúng không làm quá tải mạng trong quá trình sao lưu, giữ cho mọi thứ hoạt động hiệu quả.
4. Quản Lý Phiên Bản Tệp Nâng Cao: Kiểm Soát Toàn Diện Dữ Liệu
Quản trị viên IT của doanh nghiệp có thể triển khai một chính sách quản lý phiên bản tệp và lưu giữ dữ liệu toàn công ty, áp dụng cho tất cả dữ liệu được tạo hoặc xử lý. Ví dụ, việc lưu trữ tới 20 phiên bản tệp lịch sử được cập nhật theo thời gian thực cho phép bạn theo dõi các thay đổi và quay lại trạng thái trước đó nếu một tệp bị hỏng hoặc có những chỉnh sửa không mong muốn. Ngoài ra, việc lưu giữ tệp của khách hàng trong một khoảng thời gian xác định sau khi hợp đồng chấm dứt có thể là yêu cầu pháp lý hoặc quy định, và tính năng này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện điều đó.
Người dùng làm việc với MacBook Pro kết nối NAS Synology, minh họa khả năng quản lý phiên bản tệp và phục hồi dữ liệu.
Mặc dù việc lưu giữ hồ sơ lịch sử dữ liệu là quan trọng, nhưng điều càng quan trọng hơn là giảm thiểu thời gian khôi phục sau bất kỳ sự cố gián đoạn nào. Lý tưởng nhất là bạn nên hướng tới một mục tiêu thời gian khôi phục (Recovery Time Objective – RTO) gần bằng 0, nhưng bất kỳ sự giảm thiểu nào trong thời gian ngừng hoạt động đều đáng hoan nghênh. Trong trường hợp mất dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng khôi phục các tệp quan trọng để quay lại làm việc, trong khi các tệp khác được khôi phục dần trong nền. Việc lưu giữ tệp mạnh mẽ kết hợp với khả năng khôi phục dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo NAS văn phòng của bạn luôn hữu ích trong mọi tình huống.
5. Công Cụ Tìm Kiếm Dựa Trên AI: Nâng Cao Năng Suất Làm Việc
Thời đại mà bạn cần nhớ chính xác tên và sử dụng các từ khóa cụ thể để tìm tệp đã qua rồi. Các hệ thống NAS hiện đại đang tận dụng khả năng AI, bao gồm xử lý ngôn ngữ tự nhiên (Natural Language Processing – NLP), cho phép người dùng tìm kiếm tệp bằng các truy vấn đơn giản, sử dụng ngôn ngữ đời thường. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm người dùng mà còn thúc đẩy năng suất với các khả năng dự đoán tệp mà bạn có thể cần vào một thời điểm cụ thể.
NAS Synology Beestation với khay ổ đĩa, tượng trưng cho các hệ thống NAS hiện đại tích hợp công cụ tìm kiếm AI.
Nhiều thương hiệu NAS đã triển khai các tính năng như vậy và cũng đang sử dụng AI để tự động gắn thẻ (tag) và phân loại tệp, giống như Google Photos tự động nhóm hình ảnh theo khuôn mặt. Điều này cho phép NAS của bạn nhóm các tệp được truy cập thường xuyên vào các thư mục chuyên dụng hoặc hiển thị chúng nổi bật trong trình quản lý tệp. Các tính năng thông minh này đơn giản hóa các tác vụ định kỳ, giúp đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc chạy các tính năng AI này có thể yêu cầu phần cứng mới hơn, trừ khi các nhà sản xuất NAS quyết định mang chúng đến các mẫu hiện có của họ.
6. Phòng Chống Ransomware Đa Lớp: Bảo Vệ Dữ Liệu Tối Ưu
Các cuộc tấn công ransomware có chủ đích nhắm vào máy chủ sẽ ngày càng trở nên tinh vi hơn trong tương lai. Biện pháp phòng thủ tốt nhất chống lại chúng là một cách tiếp cận đa lớp nhằm giảm thiểu rủi ro tấn công ngay từ đầu và giảm thiệt hại nếu một cuộc tấn công xảy ra. Một biện pháp hiệu quả là hạn chế mức độ tiếp xúc bên ngoài của NAS. Nếu điều đó không khả thi, hãy cân nhắc thiết lập nhiều đơn vị NAS, với một số thiết bị được ngắt kết nối khỏi internet để lưu trữ dữ liệu kinh doanh quan trọng một cách an toàn.
Kẻ tấn công thường khai thác các lỗ hổng chưa được vá. Để ngăn chặn điều đó, hãy thường xuyên cập nhật firmware NAS và đảm bảo rằng các thiết bị của nhân viên truy cập NAS có phần mềm client được cập nhật. Cài đặt các công cụ chống ransomware sẽ bổ sung một lớp bảo vệ khác. Cuối cùng, bạn nên thực thi quyền truy cập người dùng chi tiết (granular user permissions) với các nhóm người dùng để hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm chỉ cho các nhân viên được ủy quyền, đảm bảo rằng ngay cả khi một hồ sơ bị xâm phạm ngẫu nhiên, thiệt hại vẫn được giới hạn.
Kết Luận: Ưu Tiên An Toàn Dữ Liệu Trong Năm 2025
Doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những thách thức lớn trong việc quản lý dữ liệu. Các đơn vị NAS của họ gần như luôn trong tình trạng tải nặng, nhưng vẫn phải duy trì tốc độ ổn định và không gián đoạn. Hơn hết, doanh nghiệp liên tục cần để mắt đến các mối đe dọa tiềm tàng có thể làm tổn hại đến tính toàn vẹn của dữ liệu. Những kỳ vọng này đòi hỏi rất nhiều từ hệ thống lưu trữ văn phòng của bạn, nhưng không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, với việc quản lý cơ bản và áp dụng các biện pháp nâng cao đã đề cập, bạn có thể giúp hệ thống NAS hoạt động trơn tru và giữ an toàn cho dữ liệu của mình. Hãy biến năm 2025 thành năm mà bạn đặt an toàn dữ liệu lên hàng đầu.
