Notion và Outline đều là những ứng dụng tuyệt vời để ghi chú và xây dựng cơ sở tri thức, nhưng chúng lại khác biệt đáng kể ở nhiều khía cạnh. Trong khi Notion được thiết kế như một công cụ “tất cả trong một”, Outline lại tập trung rõ ràng hơn vào các chức năng liên quan đến văn bản và khả năng cộng tác. Với kinh nghiệm trực tiếp sử dụng cả hai, tôi có thể khẳng định rằng Outline thực sự có thể là lựa chọn tốt hơn cho đa số người dùng. Dưới đây là những lý do cụ thể.
1. Cách Sử Dụng và Giao Diện Trực Quan
Đơn Giản Dễ Dàng Cho Mọi Đối Tượng
Như đã đề cập, Notion sở hữu rất nhiều tính năng và cố gắng đáp ứng mọi nhu cầu. Mặc dù điều này có thể rất hữu ích, nhưng nếu bạn cần một công cụ chuyên biệt để tạo và quản lý cơ sở tri thức hay nền tảng tài liệu, Outline thực sự là một lựa chọn hàng đầu. Nó được xây dựng riêng cho mục đích này, do đó không bị phân tán bởi quá nhiều tính năng cùng lúc.
Sự tập trung đó giúp Outline dễ sử dụng hơn nhiều, với giao diện sạch sẽ và dễ điều hướng, đặc biệt phù hợp cho những người mới bắt đầu. Ứng dụng này lưu trữ tất cả các ghi chú của bạn trong các bộ sưu tập (collections) và cho phép bạn gán quyền truy cập chọn lọc cho người dùng hoặc nhóm. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm mọi thông tin từ bất kỳ đâu chỉ với phím tắt Ctrl + K.
2. Mã Nguồn Mở và Khả Năng Tự Lưu Trữ (Self-Hosting)
Toàn Quyền Kiểm Soát Dữ Liệu Của Bạn
Một lợi thế khác của Outline là nó là mã nguồn mở, cho phép bạn tự lưu trữ (self-host) nếu muốn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình. Nếu việc tự lưu trữ nghe có vẻ phức tạp, bạn đừng lo lắng, Outline cũng có phiên bản đám mây để sử dụng.
Bằng cách tự lưu trữ, bạn có thể điều chỉnh các tính năng, tích hợp thêm công cụ hoặc thậm chí sửa đổi mã nguồn để phù hợp hơn với quy trình làm việc của bạn. Trong khi đó, Notion là một công cụ mã nguồn đóng, có nghĩa là bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong cách sử dụng nó.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng Outline chỉ miễn phí khi bạn tự lưu trữ. Đây có thể là một yếu tố cần cân nhắc nếu bạn không sẵn sàng bỏ thêm công sức và kiến thức kỹ thuật để thiết lập.
Outline tự host với Docker, minh họa khả năng kiểm soát dữ liệu của người dùng
3. Tích Hợp Liền Mạch Với Các Công Cụ Bạn Đang Sử Dụng
Chèn Tài Liệu Trực Tiếp Vào Slack
Outline tích hợp mượt mà với các công cụ phổ biến như Slack, Loom và Figma. Ngay từ đầu, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản và không gian làm việc Slack của mình, loại bỏ mọi quy trình tích hợp phức tạp.
Hơn nữa, sau khi tích hợp với Slack, bạn có thể tìm kiếm cơ sở tri thức của mình trực tiếp từ ứng dụng chat bằng cách sử dụng lệnh /outline.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các tích hợp với Google Analytics, GitHub, Webhooks và Zapier để cải thiện quy trình làm việc của nhóm. Tôi không nói rằng Notion không có nhiều tùy chọn tích hợp, nhưng sự đơn giản và tập trung vào các công cụ cốt lõi của Outline có vẻ trực quan và dễ quản lý hơn.
4. Tổ Chức Tài Liệu Vượt Trội
Liên Kết Ngược (Backlink) Tự Động Rất Thuận Tiện
Outline rất giỏi trong việc tổ chức tài liệu thông qua các tính năng như lồng ghép (nesting), bộ sưu tập (collections) và liên kết ngược tự động (automatic backlinks). Bạn có thể nhóm các tài liệu liên quan vào các bộ sưu tập để tạo cấu trúc phân cấp logic và dễ dàng điều hướng.
Điều bất ngờ thú vị về Outline là nó tự động tạo các liên kết ngược, cho phép bạn xem những tài liệu nào khác đang tham chiếu đến một trang cụ thể. Bạn chỉ cần gõ @ để liên kết đến một tài liệu khác và tài liệu được tham chiếu sẽ tự động liên kết ngược lại.
Notion cũng khá tốt trong việc tổ chức, nhưng các tính năng này đôi khi có thể cảm thấy thứ yếu so với chức năng đa năng tổng thể của nó. Nếu bạn chỉ tập trung vào tài liệu, cách tiếp cận chuyên biệt của Outline sẽ hiệu quả hơn.
5. Nâng Cao Quyền Riêng Tư và Bảo Mật
An Toàn Tuyệt Đối Khi Bạn Tự Lưu Trữ
Nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư dữ liệu, tùy chọn tự lưu trữ khiến Outline trở thành một lựa chọn nổi bật. Khi bạn lưu trữ nền tảng trên máy chủ của riêng mình, bạn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu, đảm bảo rằng nó không thể truy cập được bởi các máy chủ bên thứ ba.
Điều này có thể không phải là ưu tiên hàng đầu nếu bạn chỉ sử dụng ứng dụng để tạo danh sách mua sắm hoặc ghi chú cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn là quản lý IT của một tổ chức với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc xử lý thông tin nhạy cảm, bạn sẽ đặc biệt quan tâm đến khía cạnh này. Hơn nữa, nếu bạn là quản lý IT, bạn cũng sẽ hài lòng vì không cần nhiều nỗ lực đào tạo người dùng, bởi Outline rất dễ sử dụng đối với bất kỳ ai mà không cần huấn luyện.
Notion, với vai trò là một giải pháp dựa trên đám mây, yêu cầu sự tin tưởng vào máy chủ và chính sách dữ liệu của họ, điều này có thể không phù hợp với tất cả các tùy chọn về quyền riêng tư. Hơn nữa, Notion có thể gây choáng ngợp nếu bạn mới bắt đầu, và chắc chắn sẽ yêu cầu tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.
Giao diện ứng dụng Outline được triển khai tự host bằng Docker, đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu
Đôi khi, ít hơn lại là nhiều hơn. Tôi không thể nhấn mạnh đủ thực tế rằng Notion có nhiều tính năng và tiện ích hơn so với Outline. Điều đó là không thể phủ nhận, nhưng Outline lại làm tốt hơn ở một vài điểm quan trọng. Cấu trúc tổ chức, giao diện và chức năng của nó biến Outline thành một công cụ tuyệt vời cho việc xây dựng wiki hoặc cơ sở tri thức cho bạn hoặc tổ chức của bạn.
Khả năng tích hợp liền mạch với Slack cũng thuyết phục tôi rằng nó có thể rất tốt cho việc cộng tác và liên tục xây dựng các tham chiếu bổ sung vào cơ sở tri thức. Và nếu bạn muốn chuyển từ Notion sang Outline, bạn cũng có thể nhập các ghi chú của mình từ đó chỉ với vài cú nhấp chuột trong Outline.
