Trước đây, hộp thư đến của tôi luôn trong tình trạng hỗn độn. Giữa các thông cáo báo chí, hóa đơn, sao kê ngân hàng và đủ loại tệp PDF, việc tìm kiếm bất cứ thứ gì khi thực sự cần đến gần như là không thể. Tính năng tìm kiếm tài liệu của Gmail thực sự không hiệu quả, và tôi không muốn mất hàng giờ lục lọi qua hàng năm email chỉ để tìm một tệp đính kèm. Thú thật, đáng lẽ tôi nên tạo một email riêng chỉ dành cho tài liệu từ rất lâu rồi.
Sự bực bội liên tục đó đã khiến tôi suy nghĩ. Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi có thể tự động gắn thẻ và sắp xếp mọi tài liệu đổ về hộp thư đến của mình, mà không cần phụ thuộc vào các bộ lọc và nhãn hạn chế của Gmail? Tôi vốn đã sử dụng Paperless-ngx để quản lý tất cả tài liệu cục bộ của mình, vì vậy việc đưa hộp thư đến vào cùng hệ thống này là một giải pháp hoàn hảo.
May mắn thay, Paperless-ngx có hỗ trợ email tích hợp, và bạn có thể kết nối nó với hầu hết mọi dịch vụ email, không chỉ riêng Gmail. Đây là một lợi thế lớn nếu bạn đang cố gắng “de-Google hóa” cuộc sống của mình. Sau khi kết nối, hệ thống sẽ tự động kéo tất cả tệp đính kèm từ email, áp dụng các thẻ, sắp xếp chúng dựa trên các quy tắc bạn đã định nghĩa và lưu trữ chúng giống như các tài liệu khác. Thêm vào đó, việc đây là một giải pháp tự host và hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của tôi đã khiến tôi không phải đắn đo gì thêm.
Thiết Lập Paperless-ngx Để Tự Động Quét Email Của Bạn
Cài Đặt Chỉ Mất Vài Phút Nếu Bạn Biết Nơi Cần Tìm
Khi tôi quyết định muốn Paperless-ngx đảm nhận vai trò xử lý email, việc thiết lập nó lại đơn giản đến bất ngờ. Tôi chọn kết nối tài khoản chính của mình (một tài khoản Gmail), và không cần phải can thiệp vào cài đặt của Gmail hay lục lọi các menu chuyển tiếp nào cả. Tất cả những gì bạn cần là quyền truy cập vào tính năng mật khẩu ứng dụng của Google và mục “Mail” trong bảng điều khiển Paperless-ngx.
Trong Paperless-ngx, có một tab “Mail” riêng biệt ở thanh bên. Từ đó, bạn chỉ cần nhấp vào “Add Account” (Thêm tài khoản) và một biểu mẫu sẽ hiện ra yêu cầu các thông tin cơ bản. Tôi đặt tên cho tài khoản, nhập máy chủ IMAP là imap.gmail.com, sử dụng cổng 993 và chọn SSL trong phần IMAP Security. Tên người dùng chính là địa chỉ email của bạn.
Phần mật khẩu là lúc bạn cần chuyển sang cài đặt Tài khoản Google của mình. Đầu tiên, hãy truy cập trang mật khẩu ứng dụng của Google. Bạn có thể tạo mật khẩu mới ở đó, sau đó sao chép mật khẩu được tạo và dán vào trường “Password” (Mật khẩu) trong Paperless-ngx. Đó là tất cả những gì bạn cần. Không cần phải chạm vào bất kỳ cài đặt nào của Gmail.
Google sẽ không cho phép bạn tạo mật khẩu ứng dụng trừ khi bạn đã bật xác thực hai yếu tố (2FA) cho tài khoản của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng các nhà cung cấp khác như Outlook, miễn là họ cho phép bạn tạo mật khẩu ứng dụng dành riêng. Nếu không, tôi thực sự không khuyến khích kết nối hộp thư đến của bạn chút nào, bởi vì bạn sẽ phải nhập mật khẩu email thật của mình để nó hoạt động, và đó không phải là một ý tưởng hay về mặt bảo mật.
Sau khi đã lưu và kiểm tra, tài khoản sẽ hiển thị dưới mục “Mail Accounts”. Từ đó, bạn có thể nhấp vào “Process Mail” (Xử lý thư) để kéo các tài liệu hiện có. Tiếp theo, bạn cần thiết lập các quy tắc email để chỉ lọc những gì bạn cần. Ví dụ, tôi đã thêm một quy tắc đơn giản để nhận tất cả email liên quan đến tài liệu visa của mình và gắn thẻ tương ứng.
Mọi Tệp PDF Đều Được Lưu, Gắn Thẻ Và Sắp Xếp, Tất Cả Đều Tự Động
Tôi Thiết Lập Quy Tắc Một Lần, Và Giờ Mọi Thứ Tự Sắp Xếp
Sau khi hộp thư đến của tôi được kết nối, tôi đã truy cập vào tab Mail trong Paperless-ngx và bắt đầu tạo các quy tắc. Đây chính là lúc quá trình tự động hóa thực sự bắt đầu. Các quy tắc cho phép bạn quyết định chính xác email nào sẽ được xử lý, tệp đính kèm nào sẽ được lưu và mọi thứ sẽ được gắn nhãn như thế nào. Chỉ cần thiết lập một lần và quên đi, Paperless-ngx sẽ xử lý phần còn lại.
Để tạo một quy tắc mới, bạn chỉ cần chọn “Add Rule” (Thêm quy tắc) trong tab Mail. Tôi để thư mục mặc định là INBOX vì đó là nơi hầu hết thư đến của tôi đổ về. Đối với các biên lai, tôi bắt đầu bằng cách lọc email từ các địa chỉ như [email protected]. Đáng tiếc, nó không cho phép bạn thêm nhiều người gửi hoặc điều kiện lọc trong một quy tắc duy nhất, vì vậy tôi phải tạo các quy tắc riêng cho từng người gửi. Điều này không phải là vấn đề lớn nếu bạn chỉ nhắm mục tiêu một vài nguồn chính, nhưng đó là điều cần lưu ý.
Màn hình Mail Rules trong Paperless-ngx, nơi người dùng thiết lập các quy tắc tự động hóa việc quản lý và phân loại tài liệu từ email.
Từ đó, tôi đã gán một thẻ gọi là “Biên lai” để mọi thứ được sắp xếp. Tôi cũng thiết lập để nó lấy tiêu đề email làm tên tài liệu, điều này giúp việc tìm kiếm tệp sau này dễ dàng hơn. Bạn thậm chí có thể gán một người tương ứng cụ thể nếu bạn muốn tối ưu hóa việc tổ chức một cách triệt để.
Giờ đây, bất cứ khi nào tôi mua sắm trực tuyến, biên lai sẽ tự động đổ về hộp thư đến, được Paperless-ngx nhận dạng, gắn thẻ, sắp xếp và lưu lại. Không cần sắp xếp thủ công, không cần tải xuống, không cần lục lọi qua các chuỗi email.
Tôi Không Còn Ám Ảnh Khi Tìm Kiếm Tài Liệu Trong Inbox Nữa
Điều tôi thực sự yêu thích là Paperless-ngx không chỉ giới hạn ở email. Tôi sử dụng nó như một trung tâm lưu trữ tập trung cho tất cả tài liệu của mình, ngay cả những tài liệu không bao giờ chạm tới hộp thư đến. Bạn có thể tải lên tệp thủ công, nhập từ các thư mục hoặc kết nối nó với các công cụ như Obsidian. Tôi đã thiết lập nó để có thể tham chiếu trực tiếp các tài liệu từ ghi chú của mình, điều này đã giúp toàn bộ quy trình làm việc của tôi trở nên hợp lý và hiệu quả hơn rất nhiều.
Với Paperless-ngx, việc quản lý tài liệu kỹ thuật số chưa bao giờ dễ dàng và tự động đến thế. Nếu bạn cũng đang vật lộn với một hộp thư đến lộn xộn hoặc cần một hệ thống quản lý tài liệu không giấy tờ hiệu quả, Paperless-ngx chắc chắn là một giải pháp đáng để khám phá và thử nghiệm.
